Teamarbeit in Echtzeit

Online Teamarbeit bei der Revision von Dokumenten ermöglicht es, weltweit mit anderen Mitarbeitern, Zulieferern und Kunden direkt und persönlich zu kommunizieren.

Systeme zur Teamarbeit im Internet erlauben die Ansicht und Bearbeitung von Dokumenten und Zeichnungen, ohne dabei über die diversen Ursprungsprogramme, mit denen die Daten erzeugt wurden, verfügen zu müssen. Bei der hierzu eingesetzten Technik des Mark-up wird das Originial-Dokument nicht verändert, da die vom Benutzer hinzugefügten Anmerkungen in einer separaten Begleitdatei gespeichert werden. Dies gewährleistet die Integrität des Dokuments und unterbindet unkontrollierte Abänderungen.

Entwicklung der View & Mark-up-Technik

Die Ansichts (View)- und Mark-up- oder Redlining-Technologie ist nicht neu. Frühe Programme basierten auf DOS oder UNIX. Die Mehrzahl der heutigen Systeme nutzt Microsoft Windows mit einfach zu handhabenden grafischen Oberflächen. EIne Vielzahl der verschiedenen Formate wie Raster-, Office- und Vektorformate oder Dokumente in PostScript, PDF und ZIP können angezeigt werden. Diese auf dem Desktop installierten Produkte verarbeiten sowohl lokale Daten als auch Dateien auf Netzlaufwerken.

Für den View- & Mark-up-Bereich spielen speziell die Internet Computing Architecture (ICA) und so genannte Java-Applets eine Rolle. Die ICA-Technologie macht nahezu jedes Windows-Desktop-Programm webfähig. Das entsprechende Programm läuft auf einem Server und kann von jedem Desktop aus, der über einen Webbrowser verfügt, aufgerufen und bedient werden. Da der Benutzer sich bereits mit der Desktop-Version auskennt, ist kein zusätzlicher Trainingsaufwand nötig. Von Online-Teamarbeit kann hier jedoch noch keine Rede sein.

Die andere grundlegende Technologie, View- & Mark-up-Funktionalität im Web zu realisieren, basiert auf Java. Viele Software-Anbieter schreiben ihre Windows-Programme als Java-Applets um. Obwohl diese Applets die gewünschte Webfähigkeit beinhalten, erfüllen sie in der Regel nicht die Funktion eines Programms für die simultane Online-Teamarbeit. ICA und Java bieten aber bereits alle Voraussetzungen, solch ein System zu realisieren.

Vorteile von Online-Teamarbeit

In der heutigen, globalen Produktentwicklungslandschaft sind die Firmengruppen und -abteilungen häufig weltweit verteilt. Außerdem werden kritische Bestandteile der Produktentwicklung wie Analyse und Fertigung oft geografisch getrennt von der Konstruktion ausgeführt oder an Unterauftragnehmer vergeben, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Partnerfirmen in verschiedenen Ländern und Kontinenten angesiedelt sind. Die Vorteile der traditionellen Teamarbeit zwischen lokal konzentrierten Mitarbeitern werden dabei allerdings schmerzlich vermisst - dies um so mehr, als separierte Produktentwicklungsprozesse die Time-to-Market und die Entwicklungskosten negativ beeinflussen. Während Telefon, Fax und E-Mail unverzichtbare Bestandteile der neuen Bürolandschaft sind, stellen sie doch nur unzulänglichen Ersatz für persönliche Teamarbeit dar.

Viele Produkte, die in diesem Szenario als Lösung angeboten werden, benutzen zwar das Schlagwort Online-Teamarbeit, ermöglichen aber tatsächlich nur einen sequentiellen View- & Mark-up-Prozess. Typischerweise werden dann elektronische Dokumente innerhalb des Workflow vom Konstrukteur an mehrere Begutachter geschickt, die die Dokumente am lokalen Desktop sichten und mit Kommentaren versehen zurücksenden. Diese fortlaufende Teamarbeit bewegt sich in iterativen Schritten, bis alle Änderungen durchgeführt, genehmigt und als offizielle Dokumentrevision freigegeben sind. Solch eine Vorgehensweise ist zeitraubend und beinhaltet kaum Elemente persönlicher Zusammenarbeit. Vielfach wird selbst diese Art der Arbeit zwischen global verstreuten Teams nicht oder nur unzulänglich gepflegt.

Komplexe Konstruktionsprozesse und innovative Produkte werden jedoch auf sich verengenden Märkten immer wichtiger, so dass der Wert der effektiven Teamarbeit eine kritische Größe erreicht hat. Wenn Teammitglieder in der Lage sind, Ideen und Informationen schnell und reibungslos miteinander auszutauschen, werden Entscheidungen in einem Bruchteil der sonst üblichen Zeit getroffen und stehen dann allen Beteiligten unmittelbar zur Verfügung. Dokumentenansicht und Mark-up in Echtzeit durch webgestützte Online-Teamarbeit stellt daher einen signifikanten Wettbewerbsvorteil für den Anwender dar.

Der Weg zur webbasierten Teamarbeit

Alle global operierenden Firmen werden früher oder später den Weg zu webbasierten Konstruktions- und Revisionssitzungen beschreiten. Entsprechende Programme müssen es Firmen ermöglichen, Online-Konferenzen abzuhalten, in denen die Teilnehmer Dokumente sichten und kommentieren können, und zwar von überall her, jederzeit, von jedem Computer aus, in einer simultanen Online-Teamarbeitsumgebung. Solche Sitzungen schließen nicht nur die eigene Organisation, sondern auch Kunden und Zulieferer ein. Die typischen Bedürfnisse der verarbeitenden Industrie umfassen das Sichten und Bearbeiten von gescannten und anderen Rasterdaten, Vektorformate, PostScript- und PDF-Dateien, Drucker-/Plotterausgaben, Office-Dokumenten (etwa Word, Excel, Access), CAD-2D- und -3D-Zeichnungen sowie 3D-Modellen.

Die Funktionalität des Redlining und die Eingabe von Anmerkungen auf verschiedensten Dokumententypen ist ein "Muss", ebenso wie das gezielte Ausblenden solcher Anmerkungen oder generell von vertraulichen Informationen, eine Funktion, die gerade in Online-Sitzungen mit Teilnehmern außerhalb der eigenen Gruppe erforderlich ist. Schließlich spielt die Integrationsfähigkeit entsprechender Produkte in andere Konstruktions-/Analyse-Software und in Dokumentenmanagementsysteme eine gleichfalls entscheidende Rolle.

Ulrich Läsche, Digital Engineering Magazin